〈職場笑臉EQ〉----打擾先生，bye bye！~20080318 自由時報~－雲淡風輕~

〈職場笑臉EQ〉----打擾先生，bye bye！文／吳娟瑜

Q：我在公司屬於總務組的廠務支援，也就是業務部同仁若需要提供客戶樣品，做為報價參考，或是品管部需要舊產品做為新產品的比較，都需要通過我這一關。有時候，我還需要臨時被調派，幫總務組經理做工作輔佐，或者送件到工廠；或者彙整e-mail來的各部門需求，然後向經理報告。就在這麼瑣碎而繁忙的過程裡，我感覺到壓力愈來愈大了。我仔細檢視所有壓力，最主要的來源是業務部同仁的「打擾」，因為他們習慣在外衝鋒陷陣，一碰到有客戶需求，立刻向我緊追不捨，我手上的工作剛做一半，怎麼可能你一通電話進來，或者突然走到我座位旁，然後開口要什麼就給什麼？如果我面露難色，或是動作稍微慢一點，業務部同仁就急得想跳腳，我請示過經理，經理的回覆就是：「沒有立即提供的必要，但是有盡量配合的需要。」目前，我採用這個原則處理，但是被打擾的現象還是存在，想請教我該怎麼做會比較好？

A：經理的答覆是給你工作上先後順序處理的準則，所以你清楚個人可以怎麼做。重點是你的同仁，尤其業務部同仁不見得明白──你並沒有把他們的請託當做第一優先。所以，這時就需要明確的溝通步驟，來減少你被「打擾」的情形。
首先，建議妳在自己的辦公桌上放三個小方格，同仁的請託單可以依時間需求不同而放到不同的格子內，
例如：第一個方格內可以放入24小時內希望做到的「緊急又重要」的請託單；
第二個方格內可以放入72小時內希望配合完成的請託單；
第三個方格內可以放入一週左右希望配合完成的請託單。
如果有些從e-mail來的請託，你也可以列印出來後，自己按照需求來分門歸類。像這樣，當業務同仁提出需求後，你也可以把自己設計好的簡易請託單，由他們快速地填寫，然後自行放入其中的一個方格，接著，你在完成手上工作時，別忘了給他們一聲：「謝謝！」所以說，當你自己心中有譜時，所有的請託可以按照順序一一完成。這樣你不必突然中止手上的工作，也不用重整情緒，更不用心存壓力而愈做愈慢。當然，對於有些很習慣「說要就要」的業務同仁，你有誠意也有責任讓他們清楚和尊重你的遊戲規則。
（作者為華人情緒管理演說家╱作家）~~~ 文章內容轉載至20080318 自由時報~~

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沒錯~沒錯~